Dans cet article, nous allons explorer le sujet des outils numériques aujourd’hui utilisés dans les organisations : leur histoire, leur mise en place, la notion de média, et enfin quelques exemples concrets de bonnes ou mauvaises pratiques.
Historique du numérique en entreprise
Dans les organisations, les outils numériques se sont imposés progressivement depuis leur apparition aux environs de 1920, avec les premières tabulatrices développées notamment par Bull (devenu plus tard IBM) (1).
Aujourd’hui, ils forment une véritable constellation d’applications utilisées en continu dans les bureaux, tandis que les ateliers et les commerces les adoptent également de plus en plus.
Initialement réservés à des calculs complexes ou à la gestion administrative (paie, comptabilité), les outils se démocratisent réellement dans les années 1970 avec l’arrivée des ordinateurs personnels, qui permettent d’équiper les salariés (2).
Les bureaux d’études se dotent alors de solutions de CAO/CFAO pour concevoir et produire plus rapidement.
Entre 1970 et 1990, les logiciels de gestion globaux comme les ERP — dont les premières formes émergent dans les années 1960 avec les travaux de Joseph Orlicky sur la planification — se répandent.
Ils sont suivis par les logiciels métiers (MES, GMAO, SPC, etc.), adaptés aux besoins spécifiques de chaque activité. Le terme ERP apparaît entre 1980 et 1990 (3) et englobe progressivement toutes les fonctions : marketing, ventes, facturation, planning, approvisionnement, suivi du personnel…
Un nouveau tournant a lieu dans les années 1990 avec l’essor d’Internet. Les entreprises créent leur site vitrine, communiquent par mail via des outils comme Outlook. À partir des années 2000, les logiciels prennent le virage du web : accès via navigateur, architectures allégées, montée en puissance des API.
Enfin, depuis 2024, l’arrivée de l’intelligence artificielle générative bouscule les codes.
Depuis, les outils prolifèrent, deviennent plus interconnectés, et couvrent quasiment tous les métiers. Pourtant, un champion demeure indétrônable : Excel.
Le point commun des outils numériques
Tous les outils numériques ont un objectif fondamental : organiser, structurer et présenter de l’information — chiffres, concepts, dates, images.
Ils permettent de stocker, retrouver, et partager des données, évitant qu’elles ne restent dans la mémoire individuelle ou sur des feuilles volantes comme autrefois.
Mais la vitesse des échanges s’est accélérée : dans le monde professionnel comme personnel, on attend des réponses immédiates. Cette pression modifie profondément la façon dont nous utilisons les outils.
Excel, champion incontesté ?
Créé dans les années 1990 et massivement adopté depuis sa version 5 de 1993 (4), Excel est devenu omniprésent.
Sa puissance est considérable : gestion de données, calculs, automatisation via VBA, connecteurs multiples…
Pourquoi domine-t-il autant ?
- Structure naturelle pour le cerveau : lignes, colonnes, hiérarchies claires.
- Réduction de la charge cognitive : possibilité d’“externaliser” l’information, de ne pas avoir à la mémoriser.
- Flexibilité extrême : Excel peut devenir un mini-ERP, un outil de planification, un tableau de bord, un simulateur…
Si Excel est si pertinent, il n’est pour autant pas la solution ultime à toutes les situations.
Le rôle des challengers
Pour dépasser Excel, les éditeurs ont créé des outils de gestion spécialisés. Leurs avantages peuvent être nombreux selon la situation.
D’abord, seules les données utiles sont affichées à l’utilisateur, ce qui vient à nouveau réduire la charge mentale.
Ensuite, l’utilisation de bases relationnelles rend le système plus robuste, plus logique aussi.
Les erreurs de saisies sont plus limitées, nativement.
Au final, l’expérience de l’utilisateur est simplifiée et améliorée.
Les outils web se multiplient chaque jour, chacun répondant à une niche précise. Mais cette diversité peut également devenir un problème.
Les médias derrière les outils
Dans la pratique, les outils numériques se traduisent principalement par des interfaces sur écran contenant :
- des tableaux,
- des textes,
- des images (photos, schémas, émojis),
- des vidéos.
Plus rarement, on rencontre des formats immersifs : VR, AR, XR, hologrammes.
D’où la question : quels média utiliser et comment choisir le bon format ?
Médias et méthodes : un débat
Dans le domaine de l’apprentissage, Clark (1983, 1994) défendait l’idée que le média n’influence pas l’apprentissage, de la même manière que le type de véhicule ne change pas la destination.
Kozma (1994), au contraire, soutient que le média influence la méthode, et donc indirectement l’apprentissage.
Appliqué à l’entreprise, le parallèle est clair : le tout-écran, le tout-digital, et le choix des médias ne doivent pas être décidés à la légère.
La façon dont l’information est présentée influence directement :
- la compréhension,
- la capacité d’action,
- la performance.
Adaptation, accompagnement et exemples
Le recours à un tiers extérieur ou à une approche projet itérative est souvent bénéfique.
Un responsable de l’amélioration continue dans un grand groupe me décrivait deux dérives classiques :
- Ceux qui se focalisent sur les chiffres sans réfléchir à leur utilité.
→ Résultat : indicateurs inutiles, données affichées mais non exploitables. - Ceux qui deviennent passionnés de mise en forme et multiplient les indicateurs.
→ Résultat : surcharge informationnelle, confusion, perte de sens.
Dans les deux cas, le besoin réel de l’utilisateur final est oublié.
Un autre exemple vécu est celui d’équipe marketing et commerciales qui utilisaient trop d’outil. D’une part les informations sont éparpillées et il faut faire un effort permanent pour consolider. D’autres parts, la compréhension globale du process est limitée. Les utilisateurs ne savent plus ce qui est prioritaire, quelles actions faire pour agir sur les systèmes…
Un accompagnement méthodique permet de réorienter l’effort vers ce qui compte : la valeur de l’information, pas son apparence.
Conclusion
Les outils numériques sont aujourd’hui omniprésents et, s’ils ont vocation à faire gagner du temps, ils n’atteignent pas toujours cet objectif.
Le choix du format et de la méthode d’échange de données influe fortement sur la capacité humaine à comprendre et décider.
Prendre le temps de définir collectivement les objectifs de communication de l’information reste essentiel pour ne pas transformer les outils en obstacles.
C’est ce que propose Sca-Flex notamment, grâce à son accompagnement sur-mesure.
(3) https://www.ecommerce-nation.fr/lhistoire-des-logiciels-erp-dhier-a-aujourdhui/
(4) https://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
Crédit Photo Cottonbro studio
Leave a Reply