Dans de nombreuses organisations, le management visuel est un concept connu, mais souvent mal exploité. Les affichages se multiplient (affichage légal, informations CSE, clients, interne, information de productivité), les tableaux sont encombrés d’informations parfois peu ou pas mises à jour, et les équipes finissent par ne plus les consulter. Résultat ? Une perte d’impact (les personnels ne les lisent plus !) et une dilution ou à minima une baisse de crédibilité de l’information essentielle.

Dans les environnements industriels ayant mis en place une démarche Lean, le management visuel est généralement mieux structuré. Cependant, même là, on observe presque toujours que certaines zones des tableaux restent inutilisées, faute de possibilités d’adaptation de l’objet physique, faute de temps de réunion ou de priorisation dans leur mise à jour. L’affichage devient alors un rituel plus qu’un véritable outil d’échange et de décision. Pourtant, bien conçu et correctement animé, le management visuel est un levier puissant pour améliorer la communication, la réactivité et la performance des équipes.

Digitaliser le management visuel : un levier de performance

Face à ces constats, la digitalisation du management visuel apparaît comme une solution à envisager. Pourquoi ? Parce qu’elle permet une mise à jour instantanée, évitant les oublis et garantissant un accès aux bonnes informations, au bon moment.

Malgré ses avantages, cette transition peut faire peur. Par exemple, Power BI, souvent utilisé pour générer des tableaux de bord dynamiques, est parfois perçu comme complexe et nécessitant des compétences avancées. Pourtant, si l’on prend un peu de recul, le retour sur investissement (ROI) est très intéressant.

Prenons un simple calcul :

• Une réunion quotidienne (AIC – Animation à Intervalle Court) qui dérive de 5 minutes chaque jour,
• Avec 4 participants (estimation basse),
• Sur 360 jours par an.

Cela représente 7 200 minutes perdues soit 120 heures, ce qui équivaut à 1 425 € par an, sans compter l’impact sur la productivité globale. En comparaison, quelques heures de mise en place d’un dashboard optimisé sont rapidement amorties par l’amélioration du rythme des réunions et la fluidité des échanges.

Au-delà du gain de temps, la digitalisation permet aussi d’améliorer la traçabilité des décisions et de rendre les données accessibles à tous, renforçant ainsi la transparence et l’implication des équipes. Enfin, n’oublions pas qu’un ensemble de reportings pertinents est indispensable à la construction d’une vision, donc aux décisions stratégiques.

Management visuel digital et animation des AIC

Lors des AIC, les indicateurs affichés ont aussi pour rôle de définir la dynamique de la réunion et la stratégie de l’entreprise. Le choix de ces indicateurs est crucial : ils doivent mettre en lumière les enjeux majeurs et permettre aux équipes d’identifier les priorités en un coup d’œil.

Un management visuel digital bien conçu apporte :
– Une information partagée et centralisée → Tout le monde a accès aux mêmes données actualisées en temps réel.
– Un cadre structurant → Les discussions sont guidées par des indicateurs fiables et pertinents.
– Une vision claire des enjeux → Plus une équipe comprend les impacts de ses actions, plus elle est engagée dans l’amélioration continue.

Un élément clé du management visuel digital est son impartialité : contrairement aux tableaux remplis manuellement, les indicateurs automatisés avec des outils comme Power BI ne peuvent pas être “trafiqués” ou influencés par des perceptions subjectives. L’accès à des données fiables et justes est essentiel pour structurer des échanges productifs et guider la prise de décision.

Un écran utile même en dehors des réunions

Une question judicieuse peut alors apparaître : que faire de l’écran en dehors des réunions ?

Plutôt que de laisser un écran inutilisé, autant en faire un outil de communication actif ! Diffuser les indicateurs en continu, afficher des messages clés ou des rappels permet de réduire la charge mentale des équipes en évitant la nécessité de tout mémoriser. Cela transforme le management visuel en un véritable support du quotidien, renforçant la visibilité des priorités et facilitant les remontées d’information à tout moment.

Je persiste et signe donc : le management visuel digitalisé est un levier pour structurer les échanges, optimiser les réunions et faciliter la diffusion d’informations essentielles. Bien conçu et bien utilisé, il permet aux organisations de gagner en efficacité, en transparence et en réactivité.

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Organiser un webinaire sur les AIC, la digitalisation et l’IA

Organiser un webinaire peut sembler simple, mais le choix de l’outil est crucial. Lors du webinaire de février 2025, Sca-Flex a testé Discord pour son interactivité et sa capacité à créer une communauté. Cependant, nous avons constaté que son manque de notoriété en B2B et les pare-feu des entreprises ont limité l’accès à plusieurs inscrits. Une leçon importante : en digitalisation comme en communication, il faut toujours penser à l’accessibilité des outils pour maximiser la participation.

Au-delà des aspects techniques, s’entourer d’experts a été un vrai atout. Avec Daniel Leroux (Form’action Conseil) et Max Cailleau (LER-IA), nous avons confronté nos points de vue et enrichi les échanges autour de l’optimisation des remontées terrain et des outils digitaux.

Outils et méthodes pour optimiser les remontées terrain : de l’AIC du Lean aux théories de la motivation

Lors du webinaire, plusieurs outils ont été partagé. Vvu ou revu pour certains, leurs atouts mais aussi points de vigilance ont été abordés.

Le Lean propose une méthode incontournable pour structurer et optimiser les remontées d’information terrain : l’Animation à Intervalle Court (AIC). Cette approche repose sur :

• La ritualisation des réunions pour assurer une continuité,
• Un timing strict pour éviter les dérives,
• Une animation efficace et une escalade des sujets bien définie.

L’efficacité d’une AIC repose aussi sur le filtrage et l’organisation des sujets. Le Pareto et la matrice d’Eisenhower sont des outils complémentaires permettant de trier rapidement l’urgent et l’important pour éviter une surcharge d’informations inutiles.

Digitaliser les remontées d’information : quels bénéfices ?

L’enjeu de l’industrie du Futur ou industrie 4.0 n’est plus à démontrer. Cependant, quand on parle de digitalisation, il est important de vérifier comment les données collectées vont être utilisées, quelles seront les interfaces et accès, en particulier pour les partager avec l’ensemble du personnel et favoriser des remontées d’information pertinentes.

La digitalisation des remontées terrain permet d’apporter trois gains majeurs :

1. Suivi optimisé : Grâce à un outil numérique, l’action est tracée en temps réel par la personne qui la réalise, évitant les oublis ou les relances constantes.
2. Capitalisation des données : Contrairement aux tableaux blancs ou fichiers Excel statiques, une solution digitale permet d’analyser les tendances et d’anticiper les problèmes récurrents.
3. Saisie simplifiée et accessible : Un système digital évite aux collaborateurs de chercher un manager ou de se déplacer pour signaler un problème, rendant le processus plus fluide et réactif.

Vers de nouvelles évolutions ?

La digitalisation des réunions opérationnelles est un levier puissant pour structurer et fluidifier les échanges, mais elle doit s’adapter aux contraintes et usages terrain. De nouvelles évolutions pourraient permettre d’améliorer encore ces processus, notamment avec l’intégration d’IA pour mieux hiérarchiser les priorités… À suivre !

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Les réunions et les rituels occupent chacun un rôle distinct dans la gestion d’équipe et le suivi des projets, et bien qu’ils puissent paraître similaires, leur finalité diffère.

La réunion

Par définition, une réunion est ponctuelle et stratégique, dédiée à des étapes clés d’un projet ou à des moments de décision, avec un ordre du jour précis. Pour être efficaces, une réunion doit répondre à des critères connus : un ordre du jour clair, un timing respecté, un compte-rendu reprenant des actions et responsables (“donc-er” à la fin de la réunion) et un nombre restreint de participants, idéalement selon la « Two-Pizza Rule ».

La « Two-Pizza Rule »

Cette théorie a été développée par J. Richard Hackman, psychologue organisationnel d’Harvard. D’après ces travaux, il est conseillé de ne pas dépasser 7-8 participants pour une réunion, un chiffre qui correspond aux nombre de personnes qui peuvent être rassasiées avec 2 pizzas et qui au final optimise l’échange et la prise de décision.

La “réunionnite”

Lorsque l’un de éléments manque, que ce soit l’ordre du jour, le compte-rendu ou plan d’action final ou le timing cadré, les réunions peuvent devenir chronophages et être perçues comme des pertes de temps. On parle même de “réunionites” lorsque les réunions peu efficaces s’enchainent dans une journée ou une semaine, devenant une maladie (ou LA maladie) des grandes organisations qui nuit à la productivité et donne l’impression d’empêcher les salariés de travailler.

Les rituels (animation à intervalle court)

Alors que la réunion doit permettre de résoudre un sujet en particulier à un instant donné, les rituels s’inscrivent dans une logique de répétition régulière, systématique et rythmée, pour structurer les priorités et améliorer la cohésion d’équipe. Par un ordre du jour fixe et une régularité maintenue, les informations circulent de manière fluide, en descendant, en remontant et transversalement où chacun participe activement. Dans ce type de réunion rituelle, l’animation peut changer régulièrement. Le rituel améliore globalement l’efficience du service et a un impact durable.

Les rituels dans les démarches ISO ou LEAN

Ces réunions ritualisées sont déployées de fait dans les processus ISO ou la démarche LEAN : ainsi, on peut citer les réunions d’animation TOP5, POP5, POINT5, AIC quotidiennes du Lean ou les revues de qualité de la norme ISO 9001. Toutes suivent un ordre du jour fixe et ont un régularité fixe. Les résultats de la démarche LEAN parlent d’eux même avec des gains de performance de 10 à 20%, de réduction de délais, une amélioration de la sécurité avec une diminution de 10 à 20% des fréquence et de la gravité des accidents.

Sca-Flex et les réunions rituelles

À l’ère du numérique, des outils comme Sca-Flex facilitent l’implémentation, la durabilité dans le temps et la capitalisation des rituels. Sca-Flex, en structurant les informations et en capturant des données en temps réel, rend ces rituels plus fluides et engageants. De plus, en proposant des tableaux de bord partagés et des fonctionnalités de suivi automatique, il permet aux équipes de se concentrer sur l’essentiel et d’assurer une continuité entre chaque rituel.

En définitive, transformer certaines réunions en rituels récurrents et s’appuyer sur des outils digitaux adaptés permet d’augmenter l’efficacité organisationnelle et d’optimiser les performances de manière significative.

Qu’en pensez-vous ? Savez-vous identifier les sujets à “ritualiser” et leur fréquence ?

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Dans le contexte industriel actuel, la digitalisation des entreprises conduit à un accroissement du nombre d’indicateurs de performance. Ces derniers, essentiels à la prise de décision et à l’optimisation des opérations, se retrouvent dispersés dans une multitude d’outils et de systèmes informatiques spécialisés. Bien que l’intention derrière l’usage de ces indicateurs soit l’amélioration de la performance et l’efficacité des processus, la gestion de cette information devient souvent un défi complexe, parfois à l’opposé des principes du Lean Management.

Des systèmes multiples, des indicateurs éclatés

Aujourd’hui, les industries s’appuient sur un ensemble d’applications, chacune avec sa spécialisation. Il y a d’abord les ERP (Enterprise Resource Planning) qui centralisent les données de gestion de l’entreprise et sont le cœur même de l’entreprise. Ensuite, il y a les systèmes de gestion de la production (MES), qui fournissent des informations détaillées sur les flux de production en temps réel associés ou non à de l’IoT et/ou les SCADA( Systèmes de Contrôle et d’Acquisition de Donnée) et PLC (Programmable Logic Controller) dans les machines, tandis que les GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) se concentrent sur la gestion des interventions de maintenance. De leur côté, les CRM (Customer Relationship Management) supervisent les relations clients et les opportunités commerciales, et les SPC (Statistical Process Control) surveillent en continue la qualité des produits.

À cela s’ajoute souvent plusieurs solutions de Business Intelligence (BI), qui agrègent ces informations pour produire des rapports et des analyses poussées. Cette diversité d’outils met à disposition des utilisateurs une masse d’indicateurs : taux de rendement synthétique (TRS), taux de rendement global (TRG), taux de panne, temps moyen de réparation (MTTR), temps moyen de bon fonctionnement (MTBF), productivité, niveau de stock, en-cours, Service Level Agreement (SLA), satisfaction client, qualité, etc. Si chaque système offre des données essentielles, l’intégration et la centralisation de ces informations deviennent un véritable casse-tête.

Le défi du Lean face à la complexité

Le Lean Management prône la simplicité, l’élimination des gaspillages, et la fluidité des processus. Pourtant, l’usage d’une multitude d’outils et d’indicateurs vient souvent compliquer la prise de décision. Les managers passent de plus en plus de temps à rassembler, organiser et interpréter les données provenant de plusieurs systèmes disparates. Cet éparpillement des indicateurs peut mener à une surcharge d’information (ou information overload) et détourner l’attention des activités à forte valeur ajoutée.

Cette complexité va à l’encontre des principes du Lean, qui visent la transparence et l’efficacité. La perte de temps dans la préparation de réunions ou la difficulté à suivre les actions issues de ces rencontres sont autant d’obstacles à une gestion simplifiée et optimisée.

L’importance de centraliser les informations

Face à ce défi, il devient essentiel pour les industries de repenser leur gestion des indicateurs. La solution réside souvent dans la centralisation et l’automatisation des flux d’informations. L’idée est soit de construire de nouveaux indicateurs globaux dans la BI, soit de regrouper, sur une seule interface, l’ensemble des indicateurs clés, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur l’analyse et la prise de décision plutôt que sur la collecte de données.

Conclusion

Dans un environnement industriel en pleine transformation digitale, la complexité des indicateurs devient un frein à l’efficacité. Le Lean Management doit être accompagné de solutions innovantes permettant de centraliser et de simplifier la gestion des données. À une époque où la performance est primordiale, investir dans des outils de centralisation des indicateurs pourrait bien être la clé d’une gestion plus fluide et efficace.

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