Comment digitaliser les réunions opérationnelles ? Comment remplacer des affichages papier difficiles à maintenir par des indicateurs actualisés automatiquement et accessibles directement dans les ateliers ?
C’est la problématique rencontrée par l’un des premiers clients de Sca-Flex, une entreprise industrielle spécialisée dans la mécanique de précision.
L’entreprise organise des points quotidiens au sein de ses équipes ainsi qu’une réunion mensuelle animée par la Direction. Pour accompagner ces réunions, elle utilisait auparavant différents affichages papier et des documents extraits de son ERP.
La mise en place de Sca-Flex lui a permis de centraliser ses indicateurs, d’automatiser leur mise à jour et de partager un référentiel commun entre les ateliers et la Direction.
En Bref
Type d’industrie
Mécanique générale
Nombre de salariés
50 personnes
Nombre d’écrans
4 écrans
Avant le projet : des informations papier difficiles à maintenir
Avant la digitalisation des réunions, les indicateurs étaient principalement affichés sous forme papier dans les ateliers.
Cette organisation présentait plusieurs limites.
Les documents n’étaient pas toujours à jour. Leur préparation, leur impression et leur remplacement demandaient également beaucoup de temps. Au total, la mise à jour des différents supports pouvait représenter une à deux journées de travail par mois.
Les équipes utilisaient également des feuilles éditées depuis l’ERP pour suivre les retards de production.
Ces documents regroupaient cependant l’ensemble du secteur usinage. Ils ne permettaient pas de distinguer clairement la situation propre à chaque atelier :
tournage ;
fraisage ;
montage.
Les informations existaient donc bien dans le système d’information, mais elles n’étaient pas présentées sous une forme suffisamment ciblée pour être réellement utiles pendant les réunions quotidiennes.
Un objectif : partager des indicateurs fiables dans chaque atelier
L’objectif du projet n’était pas simplement de remplacer le papier par des écrans.
Il fallait surtout permettre à chaque équipe d’accéder facilement aux informations correspondant à son activité, tout en conservant une vision globale pour la Direction.
Un écran a ainsi été installé dans chaque atelier. Ainsi, les collaborateurs peuvent y consulter les indicateurs actualisés, la planification ainsi que les informations importantes à partager avec les équipes.
Les ateliers et la Direction disposent désormais d’un référentiel commun. Les données ne sont plus interprétées à partir de plusieurs documents préparés séparément : chacun consulte les mêmes informations, issues des mêmes sources.
Le principal travail : automatiser la production des indicateurs
La mise en place de l’application Sca-Flex elle-même a été très rapide : une journée a suffi pour installer et configurer la solution.
Les informations nécessaires étaient déjà présentes dans l’ERP Clipper de Forterro. Une connexion ODBC a permis d’interroger directement les données et de produire automatiquement les indicateurs utiles aux équipes.
Le projet s’est déroulé sur environ deux mois, principalement pour laisser le temps de consolider les règles de gestion, de vérifier les résultats et d’ajuster les rapports.
En temps de travail effectif, cette phase a représenté moins d’une dizaine de jours.
Cette étape de consolidation est essentielle dans un projet de digitalisation. L’affichage d’un indicateur est relativement simple. Le véritable enjeu consiste à s’assurer que sa définition est comprise, que les données utilisées sont fiables et que le résultat correspond aux besoins opérationnels.
Des indicateurs adaptés aux besoins de chaque atelier
Les équipes disposent désormais d’indicateurs mis à jour automatiquement, sans avoir à imprimer de nouveaux documents.
Les informations affichées couvrent plusieurs dimensions de l’activité industrielle.
Activité de l’entreprise
La Direction peut notamment suivre :
le chiffre d’affaires ;
les commandes ;
la marge ;
les principaux éléments liés à l’activité.
Qualité
Les écrans permettent également de suivre différents indicateurs qualité, comme :
les rebuts ;
les non-conformités clients ;
les événements nécessitant une attention particulière.
Délais et coûts
Les équipes peuvent visualiser les retards de production de manière plus précise.
Contrairement aux anciennes extractions, les informations sont présentées par atelier. Le tournage, le fraisage et le montage disposent ainsi chacun d’une vision adaptée à leur périmètre.
Productivité
L’entreprise suit également la productivité des usineurs à partir du temps pointé, comparé au temps prévu ou au temps passé sur les opérations.
Les responsables disposent donc d’une information actualisée pour identifier plus rapidement les écarts et comprendre les situations nécessitant une analyse complémentaire.
Un support pour les réunions quotidiennes et mensuelles
Les écrans ne servent pas uniquement à afficher des tableaux de bord.
Ils constituent désormais un support commun pour les différents temps de management de l’entreprise.
Pendant les points quotidiens, les équipes peuvent consulter :
les retards ;
la planification ;
la productivité ;
les indicateurs qualité ;
les actions en cours.
Lors de la réunion mensuelle, la Direction peut s’appuyer sur les mêmes données pour prendre du recul et suivre l’évolution globale de l’activité.
Cette continuité évite de recréer manuellement une présentation différente pour chaque réunion. Les informations utilisées au quotidien peuvent également alimenter les analyses de la Direction.
Un suivi d’actions accessible aux équipes
Sca-Flex permet également de créer et de suivre des actions directement depuis les ateliers.
Les chefs d’équipe comme les usineurs peuvent remonter un problème ou signaler un besoin. Une action peut notamment être adressée à la maintenance lorsqu’une intervention est nécessaire.
Le suivi d’actions est aussi utilisé pour diffuser des informations importantes, par exemple :
un audit à venir ;
une visite client ;
un événement organisé par l’entreprise ;
une consigne particulière ;
une information nécessitant l’attention de plusieurs équipes.
L’écran devient ainsi à la fois un support de pilotage, un outil de communication et un moyen de faire remonter les problèmes rencontrés sur le terrain.
Un projet accessible pour une PME industrielle
Le coût du projet est resté limité.
La phase initiale, comprenant notamment l’automatisation des indicateurs, la connexion aux données et la mise en place de la solution, a représenté un budget total inférieur à 3 000 euros.
L’abonnement à Sca-Flex est ensuite facturé 40 euros par mois et par écran.
Ce modèle permet d’équiper progressivement les différents ateliers sans engager un projet informatique lourd.
Dans ce cas, le simple fait de supprimer une à deux journées mensuelles consacrées à la préparation des affichages représente déjà un gain important. À cela s’ajoutent la disponibilité d’informations actualisées, la diminution des manipulations manuelles et une meilleure circulation des informations entre les équipes.
Les enseignements de ce retour d’expérience
Ce projet met en évidence plusieurs points importants.
La digitalisation ne consiste pas seulement à installer un écran
Un écran supplémentaire n’apporte aucune valeur si les informations continuent d’être préparées manuellement ou si elles ne correspondent pas aux besoins des équipes.
La réussite du projet a principalement reposé sur l’automatisation des données et sur la définition d’indicateurs adaptés à chaque atelier.
Les données existent souvent déjà
Dans de nombreuses entreprises industrielles, les informations nécessaires sont présentes dans l’ERP, la GMAO, le MES ou différents fichiers internes.
Le travail consiste alors à les extraire, à les structurer et à les présenter sous une forme réellement exploitable pendant les réunions.
Le déploiement technique peut être rapide
Lorsque les données sont consolidées, la mise en place de l’outil peut être très courte. Dans ce cas, une journée a suffi pour installer et configurer l’application.
Un référentiel commun facilite les échanges
Lorsque les ateliers et la Direction utilisent les mêmes indicateurs, les réunions sont plus simples à préparer et les échanges peuvent se concentrer sur l’analyse des écarts et les actions à mener.
En conclusion
“C’est plus simple, tous les indicateurs sont au même endroit”
La Direction
La digitalisation des réunions quotidiennes ne nécessite pas forcément un projet long ou coûteux.
Pour cette entreprise de mécanique de précision, le projet a permis de remplacer des affichages papier difficiles à maintenir par des informations mises à jour automatiquement et accessibles dans chaque atelier.
Les équipes disposent désormais d’indicateurs adaptés à leur activité, d’une vision commune de la planification et d’un outil pour faire remonter et suivre les actions.
Le principal enjeu n’a pas été l’installation de l’application, mais la consolidation et l’automatisation des données issues de l’ERP.
C’est souvent là que se situe la véritable valeur d’un projet de management visuel : transformer des données déjà disponibles en informations simples, fiables et directement utilisables par les équipes.
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